Comment faire une note de frais ?

La plupart des entreprises appliquent une procédure spécifique pour la déclaration des notes de frais. Elle consiste généralement à remplir un rapport de dépenses que l'on nomme note de frais.

Voici les différents éléments à prendre en compte pour bien faire une note de frais :

• Passez en revue la politique de votre entreprise concernant l'établissement des notes de frais. Consultez le manuel de l'entreprise ou le guide de politique de voyage. Appelez le service des ressources humaines si vous ne comprenez pas bien les procédures de notes de frais.

• Obtenez une copie d'un modèle de notes de frais, ou connectez-vous à la version en ligne si votre entreprise en dispose.

• Sortez tous vos reçus de votre voyage d’affaires. Organisez les reçus et tickets en fonction des types de dépenses. Obtenez vos reçus de repas, par exemple, et organisez-les par date.

• Prenez un stylo et notez toutes les dépenses personnelles sur vos reçus. Soustrayez toutes les dépenses personnelles de toutes les dépenses d’entreprise sur le reçu. Notez la différence sur le reçu et, par la suite, utilisez ce total à des fins de rapport.

• Enregistrez votre billet d'avion, votre kilométrage, votre location de voiture, votre stationnement, vos repas, vos péages et autres dépenses le jour précis où ils se sont produits. Remplissez toutes les dépenses jusqu'à ce que vous ayez parcouru tous vos reçus. Expliquez toutes les dépenses que vous devez inscrire dans la note de frais.

• Additionnez les totaux pour chaque jour et enregistrez-les sur la note de frais.

• Déduisez tout argent que vous avez reçu à l’avance pour votre voyage d’affaires.

• Signez et datez votre note de frais. Agrafez tous vos reçus. Suivez les procédures de dépôts de votre entreprise si vous remplissez une note de frais électronique.

• Transmettez votre note de frais à votre superviseur. Donnez-lui le temps de l'examiner. Obtenez la signature de votre superviseur.

Téléchargements : Voici un lien pour télécharger un modèle de note de frais au format Excel, et un autre modèle de notes de frais au format PDF.

Vous trouverez par ailleurs sur le portail de l’Économie et des Finances, plusieurs informations sur le barème des frais kilométriques.

Voici par ailleurs un document au format PDF, mis à disposition des internautes par la DGFIP, il traite des déductions d’impôts liées aux frais professionnels.